一、办公室应做好学校培训档案的建立和管理。认真负责学校档案材料的收集、汇总、分类、整理、编册、归档和保管。
二、每期培训结束后，办公室应及时完善和整理好培训班学员的考核档案的建立和编制。收集档案的内容：①培训通知；②教学课程表；③培训人员报到名册；④培训考核申请表；⑤考场名单、试卷；⑥成绩表等。收集培训档案，采用分类整理，按档案内容顺序排列，经过校对准确，装订成册，归档。
三、财务结清、完善和整理好财务管理档案。
四、档案柜应由专人负责保管，并放置在通风、干燥场合，防止档案材料丢失、损坏和霉变。
五、建立档案材料的借阅登记制度。凡需借档案材料，须经学校领导批准后办理借阅登记手续，并及时予以回收。
六、学校档案材料，分长期和短期两类保存。财务及人事档案为长期保存（一般为十五年以上），其它业务性档案材料保存期为三年。到期的档案材料需销毁的，需办理审批手续。