学校档案室的现状与发展对策

ｒ＿］　竺里　陈　霞　（温州市平阳县教育局，浙江温州５２５４００）　摘要：学校档案室是学校档案的重要组成部分，是学校宝贵的财富。但，纵观中小学校档案室的现状，仍存在着　不完善，经费不足；档案室一枝独“秀”；归档材料残缺、服务利用率低等通病。笔者认为要解决上述问题，应从以下　四方面着手改革：健全制度、规范管理；稳定干伍，改善工作条件；建设本校特档藏结构体系；树立“读者第一”　观念，改进档案室的读者服务工作。让档案室发挥最大的优势，为规范管理、教育教学的推进提供最有力的保障。　关键词：学校档案室；现状；发展对策　Ｄ０［：１　ｏ．；５９６９／．ｉ．ｆｓｓｎ．１　６７１—６５９６．２０１　０．１　４．０３５　近年来，随着教育改革的快速发展，学校的教育得到　室长负责制，协助教育行政部门指导、推动学校档案工作。同　长足的发展。各中小学校的档案应为各１９的发展留下真实　时，建立完善的档案管理工作制度，如，　《综合档案室工作职　生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工　责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档　作。但，纵观中小学校档案室的现状，仍存在不少问题。　案保密制度》等制度的制定，做到职责明确，归档有范围，立　ｌ　档案室现状　卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发　（１）管理不完善，档案投入经费不足。主管校　利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。　长领导负责制建立的不完善，导致了人员配备、经费、设　（２）加强宣传力度，稳定干伍，改善工作条件。　备等多方面出现很多问题，影响了档案室的建设和作用发　建立一支有较好的政治、业务素质的档案干伍，并保持　挥。多数档案室的经费紧张，投入经费一年不如一年，导　相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书　致设备不健全，从而导致档案利用率降低，远远不能满足　管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘　教学教研和师生的需求。档案需要开展工作档案部门的经　任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不轻易调动。档　费，应列入学校预算，统筹解决，逐步改善工作条件，维　案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。要为档案部门　护档案的完整与安全以保证档案管理顺利开展。　添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建　（２）归档意识淡薄，材料残缺不全，服务利用率低。　设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档　长期以来，上至学校领导下至一线教师，“重教学，轻档　案的完整与安全。　案”的意识还在相当程度上存在。许多学校把档案室作为　（３）合理利用，建设本校特档藏结构体系。学校档案　安放学校闲置人员或家属的场所，使得档案管理人员的素　室要站稳脚跟，求得发展，必须根据各室的实际情况，发掘　质难以提高，只能搞档案的借借还还，根本谈不上开展高　本校的特色优势，建设具有鲜明个性、突出重点、精高质　一层的信息咨询服务、协作教学等工作，所以档案的错归　量、充足数量的最佳档藏结构体系。　错放、随意归档、缺失散失等现象相当严重，制约着师生　①档案资料收集体现“师生所需”。学校师生学习研　对档案室的利用，造成档案服务利用率低迷的现状。　究所需应是档案资料收集的“标”。学校应依据学校现行教　（３）档案室一枝独“秀”，缺乏配合协助。学校各科　学特色和所设学科、师生的需求动态制定收集、整理、编辑　室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的　好档案文献，保证师生的供应。其一，收集、记录对学生所　材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政，与档案室协　学课程的巩固和扩展、培养学生研究问题的能力；其　调工作严重脱节。档案工作人员没有深入各科室全面收集　二，同时收集分析对教师研究教材，课堂教学方面的材料，　资料，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中　为教师专业发展提供参考与依据。　的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要　②档案人员的培养体现“以人为本”。加强档案人员自　的监督机制，因而档案室一枝独“秀”的景象尤为普遍。　身业务建设，一方面要积极参与档案业务培训，对管档人员　２　档案室的发展对策　进行职业道德教育和定向专业知识的培训，使其建立起适应　要解决上述存在的问题，笔者认为应从以下几个方面　本校档案工作的知识结构，进一步提高自己的文化业务知　进行有针对性的改革：　识；另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热　（１）成立“学校档案情报工作委员会”，健全制度、　爱档案事业的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理　规范管理。“学校档案情报工作委员会”是各中校的协调组　知识和先进技术设备，提高水平，使学校的档案工作跟上办　织，应充分发挥其的领导作用，切实执行主管校长领导下的　公自动化步伐，为教科研和其他工作服务。　收稿Ｅｌ期：２０１０—０４—０８修回Ｅｌ期：２０１０－０５－０４　作者简介：陈霞（１９６５一），女，浙江温州籍，大学本科，办公室文书，研究方向为档案管理。　６１　中国西部科技　２０１０年０５月（中旬）第０９卷第１４期总第２１１期　③资料收集及时，灵活，注重藏档的质量。校文件材　料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理　的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归　分挖掘室藏潜力，公开必要的档案文献，允许师生熟悉档　案室，参观、查阅，最大限度地方便、满足师生的需求。　同时，应注意加强科学管理，制定严格的规章制度，对师　生进行爱护档案资料意识的培养，以确保档案的安全性、　档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一　方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的　收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。档案收集及　时、合理，档案进室速度快，才能保证内容的新颖，灵　完整性，有效地克服档案只存不利用的短处，使其更好地　为师生服务。　②开设专业教育课，满足内需。各校档案室应开始加　强对本档藏文献资源的开发，开设“文献检索与利用”　课，进行“档案室藏知识和阅读课”教育，逐步把计算机　检索知识加进去，同时将大量复杂的文献资料进行加工整　理、分析、研究，编制各种文献题录索引，向师生推荐有　活、适当地剔除那些陈旧，过期的文献，调整档案的结　构，又能使藏档更精要、更合理，提高藏档的质量。　优化馆藏电子档案目录也是当今发展所需，数字化的　对象首先应该是档藏优质资源，比如电子学籍、科研成　果、名人档案、基建档案、历史视频等数据，这些数据必　价值的档案文献。还可以根据师生提出的某一专题或研究　须在数字化正式开始前先做好手工整理，保证其完整性、　课题，及时查阅、收集、整理、加工对口的各种材料，为　连续性，否则将对以后的检索带来很大麻烦。这些工作将　师生提供情报服务，参与咨询和文献检索等深层次的服　在综合业务系统中集中考虑，通过建立数据库和内容管理　务，直接推动学校的教学教研＿Ｔ作。　系统实现。　③发挥优势，满足外需。社会上许多人对档案文献信　④与时俱进，分工协作，建立档案室联网体系。学校　息需求无法从其他途径得到满足，中小学学校可利用本校　的基层是学部（中心、办），为建立和健全校、部两级档　优势，为上级档案文件的需要者提供专业咨询、查找信息　案管理网络，畅通档案收集的主渠道，学校主要职能部门　以及各种特色化（如提供学校方面的文献，为所需的领导、　应配备兼职档案协管员，制定协调方案，形成借阅、咨询　所需的单位决策提供信息）服务。　和信息服务的协作网络，建立学校整体服务体系，逐步实　档案工作是一项很平凡的工作，但看似平凡，却是学　现资源共享。比如开通学校办公室的０Ａ系统、学生处的学　校一项非常重要的基础建设。学校档案室不仅保存着学校　籍管理系统、科研处的科研成果管理系统、财务处的财务　历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且也承担着为学校　报表系统、教务处的成绩管理系统，确定哪些信息具有归　前进发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的　档价值，形成校园网站、数据库、照片、视频、电子文档　艰巨任务。　等多种数据。这些系统产生的数据都将直接成为数字档　参考文献：　案，通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等　［１］向艳秋．浅谈高校档案信息化建设［Ｊ］．湖南社会主义学院　过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。　报，２００７，４．　（４）树立“读者第一”观念，改进档案室的读者服务　［２］吴桂敏．谈档案信息服务模式的构建［Ｊ］．档案时空，２００７，４，　工作。　［３］任赞峰．试论高校档案信息化建设［Ｊ］．兰台世界，２００８，６．　①制度引路，形成服务意识。在借阅方式上，应该充　（上接第５　６页）　际情况，当前来说就是要加强信息技　３．３实现维修养护管理上的创新　术在维修养护施工管理中的应用，通过应用信息技术建立　维修养护的管理模式主要是以工程管理为主线，通过　项目管理信息数据库，通过信息技术对有关数据资源进行　实行内部管理改革，形成责、权、利明确的良性运行　汇总，从而为施工管理决策提供信息资源支持，通过不断　机制，对工作量集中较大的养护项目采取以队为单位的集　更新陈旧的机械设各、采用先进的管理模式、培养高素质　中统一管理，由养护队统一组织干，全体队员集体施工，　的现代化人才，对于工程维修养护质量的提高，公司今后　主管、队长带头，既当指挥员，又当战斗员，把工作突击　效益的获得，工程管理水平的提高至关重要。　完成。使之达到工程质量得到有效保证，职工队伍稳定，　３．２人员的素质管理　职工生活水平进一步提高的目的。　施工管理是维修养护管理工作中的重要组成，施工管　４　结语　理包括施工中对人和物的管理。由于人具有较强的主观能　工程维修养护就是维护工程原有标准不变，消除工程　动性，对维修养护施工中的人员进行管理显得尤其重要。　缺陷，提高工程强度，不断改善丁程面貌，使所辖工程逐　根据维修养护工程战线长、所处位置和养护工程量的大　步达到工程设计与管理考核标准的要求。在工程维修养护　小，科学安排养护队伍和养护人员，对养护人员进行量化　资金额度内，我们应该吸取和总结前人经验的基础上，对　分工，落实维修养护岗位责任制，以满足施工要求。通过　工程维修养护施工过程存在的问题进一步研究探索，力求　新技术、新知识的集中培训、学历教育、岗位锻炼等，促　用活、用好资金，发挥现有资金的最大效用，采用先进的　进职工队伍整体素质的提高，对养护人员的责任意识和敬　施工工艺技术，以求便于施工和管理，提高工程社会经济　业意识进行教导，实施正确的奖惩制度激发养护人员潜质　效益，使之适应黄河治理与开发的需要。　和斗志，做到工程施工全面部署、统一管理、综合协调。　参考文献：（略）　６２　’