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我国档案异地备份保存探讨
作者：赵亚婷
来源：《档案管理》2010年第02期
摘要：近年来突发性社会事件和自然灾害频频发生，给档案的安全带来严重威胁。如何强化档案人员风险防范意识，提高档案馆应对灾难的能力，以保障档案的安全成为当前档案工作中亟待解决的问题。档案的异地备份是解决档案安全保管的有效策略。从我国档案异地备份的研究现状入手，对制约档案异地备份保管的因素进行分析，并提出相应的解决对策。 关键词：风险；异地备份；制约因素；对策
1 档案异地备份保存的必要性
数据是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据。刘家真认为我国文献的档案数据可能遭遇的灾难风险可以分为人为灾难和物理灾难，前者包括工作失误、人员素质低、管理失调、蓄意破坏和战争，后者包括火灾、水害、电源、气象灾难以及地质灾难，并认为除战争、气象灾难和地质灾难外，其余风险因子的发生概率都较高，而气象和地质灾难对档案的破坏往往是毁灭性的。
确保档案的安全是《中华人民共和国档案法》的重要内容。同时行业标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，第3套异地保存。”《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)，一
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套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据。
2 国内档案异地备份的研究现状与实践
2，1档案异地备份研究现状
为了对我国档案异地备份有详细了解，笔者以“主题”为检索项，以“档案”、“电子文件”和“异地备份”为词条，在中国期刊全文数据库中对发表于1990年～2009年期间的论文进行检索，得到29个检索结果，去除四篇关于异地备份的通讯报道，其余25篇的年际分布如图l所示。
我国档案异地备份保存的研究起于1999年曾少雄在《中国档案》上发表的一篇题为《从9·21大地震看城建档案异地备份》的论文。从图1可以看出档案异地备份的研究直到2008年才引起学界的广泛关注，2008年～2009年发表的论文中8篇是关于汶川地震对档案异地备份影响的思考。国内对档案异地备份的研究无论从关注度与研究的深度、广度上都处于起步阶段，无法满足实际的工作需求。汶川地震从某种程度上说推动了学界和档案部门对现有档案安全保管利用制度与方法的反思，同时也推动了对档案异地备份机制、方法的研究。四川省2008年8月于汶川地震后发出通知，要求各级档案管理部门要逐步建立和完善档案的异地备份制度，电子文件、重要纸质档案的缩微件或数字化文本都应实施备份管理，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。2008年中国5级以上地震共发生97次，波及四川、、、青海、等地。居安思危，未雨绸缪，档案部门应加大档案异地备份保存的研究与实践力度。
2，2档案异地备份保管的实践
近些年，随着档案信息化程度的提高，档案的安全性问题引起了我国档案行政管理高层的关注。2007年、2008年国家档案局将这一问题列入了当年国家档案局科研项目指南。2009年10月30日在上海召开的全国档案馆工作会议指出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。此外，国家档案局杨冬权在会议上要求，没有异地备份库的省级和副省级城市档案馆，要积极行动落实，这项工作要在2012年底前完成。杨的讲话让我们更加明确了异地备份在档案信息长期保存和有效利用中的重要作用。
国内一些地方已经开始了这方面的实践。中国建设银行总行建成并使用的资金清算系统的容灾系统，值得文书档案部门学习与借鉴。2004年，淄博市数字档案馆暨电子公文专网传输
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异地备份工作站开通。2006年10月，陕西省电子文件备份中心建立，目的是为了保持完整、安全、可靠的信息管理中枢。”山东省首家数字档案异地备份中心——泰安市数字档案异地备份中心在宁阳举行开通仪式。绍兴市档案局与中国电信合作，通过电信IDC机房托管服务器、存储设备和VNP光纤线路，于2009年正式启动档案馆数据异地备份容灾系统。2009年4月3日，天津开发区档案馆将第一批重要档案数据——71张光盘共计300GB的档案信息异地备份到天津市档案馆，最大限度地保证了档案信息的安全。这种电子资源离线异地备份的方式成本低、安全性高，对其他区县级档案馆数据安全保障具有重要的借鉴意义。
3 目前档案异地备份亟待解决的问题
3，1认识与机制问题
由于突发性，地域性灾难发生的频率不高，许多单位认为档案的数据备份像保险那样，它们也许永远不会用到，因此不愿意在上面花费太多的金钱。另一方面，档案馆的管理者有本位思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。此外，档案馆与档案馆之间协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围的档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。同时档案的全文数字化程度方面有欠缺，使档案的异地备份保管在费用协调方面存在难度。 3，2资金问题
档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力、财力的投入，综合性档案馆属于财政全额拨款事业单位，每年的经费只够应付档案馆的日常工作，想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份对于档案部门有一定的难度。 3，3异地备份选址问题
档案保存备份的异地选择很重要。我国l幅员辽阔，提供了异地备份的广阔场所，同时无形中也加大了前期工作量。异地备份的对应城市应在地理特征不同、城市间距离较远的城市进行选择。异地备份场所，以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜。张大彤提出档案异地备份基地选址的原则，包括不同地震带原则、不同流域原则、不同气候类型原则以及地理远缘原则。异地备份基地的选址需要通盘考虑人力、物力、财力等多种因素的影响，必要时需要有关专家依据城市的综合因素进行评估，制订切实可行的方案。我国自然灾害频发，其中尤以地震活动频度高、强度大、震源浅、分布广。中国地震主要分布在五个区域——地区、西南地区、西北地区、华北地区、东南沿海地区和23条地震带上，涉及河北、河南、山东、内蒙古、山西、陕西、宁夏、江苏、安徽、青海、、、甘肃、四川、云南等省份的全部或部分地区。1949年以来，100多次破坏性地震袭击了
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22个省(自治区、直辖市)，其中涉及东部地区14个省份。这无形中增大了档案异地备份选址的难度。同时异地备份地点的保管环境应符合文件、档案的要求，最好能满足《档案馆建筑设计规范JGJ25-2000》的要求，力求适宜的温湿度，做到防磁、防水、防光等，以延长备份文件的寿命。
4 档案异地备份保存的实现
4，1提高异地备份的意识
档案部门的各级领导要从汶川地震中汲取经验和教训，高度重视异地备份工作，尽快制定本单位档案异地备份工作计划，定期听取工作汇报，及时解决工作中出现的问题，确保备份工作顺利进行；加强理论研究，借鉴国内外现有成果；加强人才队伍培养，以适应实际工作需要。同时应建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度，使得档案的异地备份顺利实现。 4，2充分挖掘馆藏档案价值，解决资金短缺问题
利用异地备份中心开办特色展览，提供利用服务，提高档案服务经济社会发展、服务民生的效率；充分发挥异地备份基地的技术设备与人力资源，使其不仅服务于基地的数据与应对突发性的数据灾难，还应开展数据维护的社会服务，为广大客户提供数据检测、数据恢复、数据的更新与迁移以及数字信息管理的咨询服务，可提高投资回报率与资源共享率；充分利用馆藏资料，申请课题经费支持；应充分发掘档案馆人力与物力资源，有组织、有目标、有任务地展开数字资源管理问题研究，这类研究不仅与实际工作高度结合，实用价值高，还有利于数字资源管理整体水平的提高。
4，3档案异地备份方式的选择
4，3，1档案馆之间自愿结对，互相保存对方的档案
2009年10月30日在上海召开的全国档案馆工作会议上，国家档案局杨冬权在会议上说，国家档案局提倡和支持省级和副省级城市档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。目前，南京市档案馆和哈尔滨市档案馆就双方互建重要馆藏档案数据备份基地建设已初步达成协议，并将启动实施。选择合适的异地档案馆作为备份基地，这种方式成本低、安全性高，这样既可以有效预防档案在不可抗拒的灾难中毁灭，又可以利用各个档案馆的信息资源，共建共享，最大限度地确保档案的安全，发挥档案的作用。但这种档案异地备份方式的难度在于合作模式难以长期保持稳定，应特别注重合作单位的沟通，在沟通交流的基础上通过签署协议来明确双方的责任和义务。
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4，3，2有条件的单位自建或共建档案异地备份基地
比较有实力的档案馆可以在异地自建档案异地备份基地，或者几个有实力的单位共建。这种方式的优点是可以按照档案馆自身实际情况去设计，建造适合本单位的档案备份基地，管理操作的自由度大，但是投资比较大，为了使投入成本和投资回报率相对称，档案异地备份基地建立后的运营和维护十分关键。
4，3，3国家投资建立若干档案异地备份基地
考虑到档案馆的公益性，建议在自然灾害较少、社会环境佳的地区由国家进行硬件投资建立若干个档案异地备份基地，各地档案馆可将重要馆藏档案保存于此，建成后由各档案馆组织相关专职人员进行共同管理、运作与维护，并制定有效的管理措施保证其可持续运行。 5 结语